各學(xué)院（部）：
為做好2014屆畢業(yè)生檔案轉寄工作，現將有關(guān)事宜通知如下。
一、時(shí)間安排
第一階段：6月3日～13日，以學(xué)院（部）為單位在檔案館領(lǐng)取畢業(yè)生原始檔案（具體時(shí)間安排見(jiàn)附件1、2）。
第二階段：6月17日～7月1日，各學(xué)院（部）收集、整理畢業(yè)生檔案，準確填寫(xiě)《畢業(yè)生檔案材料目錄》（見(jiàn)附件3）、《畢業(yè)生檔案轉寄地址信息統計表》（見(jiàn)附件4），交檔案館審核。
第三階段：7月2日～8日，各學(xué)院（部）將整理好的畢業(yè)生檔案交送檔案館（具體安排見(jiàn)附件5、6）。
第四階段：7月10日檔案館統一寄發(fā)畢業(yè)生檔案。
二、檔案整理轉寄工作流程
（一）各學(xué)院（部）到檔案館領(lǐng)取畢業(yè)生原始檔案。
（二）各學(xué)院（部）對畢業(yè)生檔案進(jìn)行整理、核對，并對學(xué)生所有檔案材料裝袋（每名學(xué)生裝一個(gè)檔案袋），填寫(xiě)《畢業(yè)生
檔案材料目錄》、《畢業(yè)生檔案轉寄地址信息統計表》。
（三）各學(xué)院（部）從《畢業(yè)生檔案轉寄地址信息統計表》中篩選出實(shí)際需要轉寄的信息，將電子版發(fā)至檔案館，檔案館依此制作《檔案轉遞回執單》、《機要文件交寄單》及機要信封地址（電子版），并反饋各學(xué)院（部）。各學(xué)院（部）在檔案館領(lǐng)取機要信封袋。
（四）各學(xué)院（部）粘貼機要信封地址，并將加蓋學(xué)院（部）公章的《檔案轉遞回執單》（每人一份）與學(xué)生檔案材料一同裝入機要信封袋內，將信封口平整、嚴密、完好粘貼（信封口不貼封條，不蓋章）。
（五）各學(xué)院（部）畢業(yè)班輔導員在《機要文件交寄單》（一式兩份）登記人一欄簽名，并將已封口的檔案，按《機要文件交寄單》編號順序打捆，《機要文件交寄單》每頁(yè)20件，一頁(yè)一捆，同時(shí)，將《機要文件交寄單》（一式兩份）捆在最上面（不能黏貼，不能損壞）。《機要文件交寄單》所列內容必須與每捆檔案的順序和數量完全一致。此單不可刪改，若有刪改（如檔案抽出），要在《機要文件交寄單》里將此檔案地址劃掉，并在備注欄簽上登記人姓名。
（六）各學(xué)院（部）將檢查校對無(wú)誤后的畢業(yè)生檔案，在規定時(shí)間內交至檔案館（見(jiàn)附件5、6）。
三、注意事項
（一）畢業(yè)生檔案轉寄地址信息以畢業(yè)生派遣單位為依據。
（二）就業(yè)單位要求學(xué)生個(gè)人攜帶檔案，必須出具相關(guān)證明，經(jīng)學(xué)院（部）批準備案后，由學(xué)院（部）將學(xué)生檔案貼條密封、蓋章交學(xué)生攜帶。
（三）9月份，各學(xué)院（部）將專(zhuān)升本學(xué)生檔案統一整理編號交臨潼校區檔案館，研究生檔案統一整理編號交雁塔校區檔案館。???????
（四）需要查詢(xún)檔案去向的畢業(yè)生，可在畢業(yè)一年內在檔案館查詢(xún)機要轉寄號，并開(kāi)具介紹信后到陜西省機要通信局進(jìn)行查詢(xún)（畢業(yè)超過(guò)一年以上的，機要局不予查詢(xún)）。
（五）就業(yè)單位要求對畢業(yè)生黨員材料檔案密封的，由學(xué)院（部）負責密封，并加蓋公章，與其他檔案材料一并裝袋。
（六）畢業(yè)生在填寫(xiě)《畢業(yè)生檔案轉寄地址信息統計表》時(shí)，須確認接收檔案單位與機要局是否建立機要投遞關(guān)系，若未建立機要投遞關(guān)系的機要局一律不予投遞。
四、領(lǐng)取移交地點(diǎn)及聯(lián)系人
領(lǐng)取移交地點(diǎn)：本、專(zhuān)科學(xué)生檔案領(lǐng)取移交在臨潼校區15號教學(xué)樓一層西側檔案館保管科辦公室，研究生檔案領(lǐng)取移交在雁塔校區大學(xué)生活動(dòng)中心北樓一層檔案館綜合辦公室。
聯(lián) 系 人：郭懷珍??張峻山
臨潼校區聯(lián)系電話(huà)：83856343
雁塔校區聯(lián)系電話(huà)：85583034
電子郵箱：535903560@qq.com。
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附件：?1.領(lǐng)取畢業(yè)本、專(zhuān)科生檔案時(shí)間安排表
2.領(lǐng)取畢業(yè)研究生檔案時(shí)間安排表
3.畢業(yè)生檔案材料目錄
4.畢業(yè)生檔案轉寄地址信息統計表
5.畢業(yè)本、專(zhuān)科生檔案移交檔案館時(shí)間安排表
6.畢業(yè)研究生檔案移交檔案館時(shí)間安排表
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檔案館
2014年5月30日