關(guān)于核對移交2014級新生檔案材料的通知
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發(fā)布時(shí)間：2014-10-24
作者：admin
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各二級學(xué)院：
? ? ? ? 2014級新生名冊基本確定，檔案室擬于12月之前完成新生個(gè)人檔案核對、移交工作。為了做好此項工作，逐步推動(dòng)學(xué)院檔案工作規范化管理，確保學(xué)生檔案的安全與完整，現將有關(guān)新生檔案核對、移交事項通知如下：
一、時(shí)間安排
10月17日???????? 召開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議，具體布置工作。
10月20日至31日? 輔導員收集學(xué)生自帶檔案，到檔案室領(lǐng)取郵寄來(lái)的新生檔案，以班為單位，收集、整理學(xué)生檔案，填寫(xiě)移交登記表。
11月3日 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?機電學(xué)院向檔案室移交新生檔案。
11月4日 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?建工一系向檔案室移交新生檔案。
11月5日 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?建工二系向檔案室移交新生檔案。
11月6日 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?能源學(xué)院向檔案室移交新生檔案。
11月7日 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?人文學(xué)院向檔案室移交新生檔案。
11月10日 ? ? ? ? ? ? ? ? ?? 國際學(xué)院向檔案室移交新生檔案。
11月11日至19日 ? ? ?完善手續、制作標簽、裝盒入柜。
11月20日至25日 ? ? ?數據導入軟件，實(shí)現網(wǎng)上檢索。
11月26日至28日 ? ? ?工作總結講評。
二、核查及移交內容
各學(xué)院新生輔導員應依照教務(wù)處確認的2014級新生名冊和招辦提供的考生高考電子檔案，按實(shí)有人數核對新生檔案材料及信息。檔案材料信息與本人不一致時(shí)，應及時(shí)驗證，核實(shí)后在登記表“備注”欄標注“有誤”，并在書(shū)面總結中說(shuō)明具體情況。
新生檔案材料主要有10項內容： ①高中學(xué)籍登記表； ②高考考生報名登記表；③高考考生體檢表； ④高考志愿表；⑤考生思想品德考核表；⑥考生誠信考試承諾書(shū)；⑦高考成績(jì)單；⑧外語(yǔ)口試登記表；⑨入團（黨）志愿書(shū)；⑩獎勵處分材料。
三、要求
（一）二級學(xué)院領(lǐng)導要高度重視，嚴密組織。單位主管領(lǐng)導和新生輔導員全面承擔本單位、本班級新生檔案的核對與移交工作的安全保密責任。做好安全防范工作，保護學(xué)生隱私及個(gè)人信息，不得隨意拷貝復制數據，不得隨意更換、涂改、銷(xiāo)毀學(xué)生檔案材料，嚴防檔案材料丟失和假材料裝入。
（二）輔導員可以在群共享中下載《2014級新生檔案材料核對移交登記表》。核對學(xué)生檔案中照片、考生號、身份證號等相關(guān)信息；填寫(xiě)核對移交登記表；在檔案袋相應位置填寫(xiě)學(xué)生姓名、性別及學(xué)號，右上角編號處標注班級和序號（例：工管1401-01），以教務(wù)處統一發(fā)放的學(xué)號順序和本班實(shí)際報到人數為準，從小到大排序，以班級為單位捆扎檔案袋，并附上核對移交登記表。
（三）輔導員應依照《2014級新生檔案材料核對移交登記表》10項新生檔案材料內容與實(shí)體檔案逐項核對。表格以班為單位，各班學(xué)生不論是否有檔案，都按學(xué)號從小到大的順序排列，最終序號要與各班實(shí)際在校學(xué)生人數相符。1份材料為1件，比如高考志愿表有3份，登記表對應的“考生志愿表”欄目就應填寫(xiě)3，表示高考志愿表有3件。缺少材料的，對應欄目空缺。10項內容全部空缺的應在備注欄填寫(xiě)“無(wú)檔案”。
（四）對未交或者缺、漏檔案材料的，應及時(shí)通知學(xué)生本人，由學(xué)生本人到原高中或生源地招辦尋找或補齊原始檔案材料，并在下學(xué)期開(kāi)學(xué)后10天內，到檔案室補交。
（五）畢業(yè)證書(shū)、各種獲獎證書(shū)原件及復印件、團員證、高考試卷、戶(hù)籍卡、組織介紹信、思想匯報等材料不屬于歸檔范圍。應由本人或黨組織保管（歸入黨群檔案）。
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? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 西安科技大學(xué)高新學(xué)院
? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?二〇一四年十月十四日
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? ? ? ? 2014級新生名冊基本確定，檔案室擬于12月之前完成新生個(gè)人檔案核對、移交工作。為了做好此項工作，逐步推動(dòng)學(xué)院檔案工作規范化管理，確保學(xué)生檔案的安全與完整，現將有關(guān)新生檔案核對、移交事項通知如下：
一、時(shí)間安排
10月17日???????? 召開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議，具體布置工作。
10月20日至31日? 輔導員收集學(xué)生自帶檔案，到檔案室領(lǐng)取郵寄來(lái)的新生檔案，以班為單位，收集、整理學(xué)生檔案，填寫(xiě)移交登記表。
11月3日 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?機電學(xué)院向檔案室移交新生檔案。
11月4日 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?建工一系向檔案室移交新生檔案。
11月5日 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?建工二系向檔案室移交新生檔案。
11月6日 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?能源學(xué)院向檔案室移交新生檔案。
11月7日 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?人文學(xué)院向檔案室移交新生檔案。
11月10日 ? ? ? ? ? ? ? ? ?? 國際學(xué)院向檔案室移交新生檔案。
11月11日至19日 ? ? ?完善手續、制作標簽、裝盒入柜。
11月20日至25日 ? ? ?數據導入軟件，實(shí)現網(wǎng)上檢索。
11月26日至28日 ? ? ?工作總結講評。
二、核查及移交內容
各學(xué)院新生輔導員應依照教務(wù)處確認的2014級新生名冊和招辦提供的考生高考電子檔案，按實(shí)有人數核對新生檔案材料及信息。檔案材料信息與本人不一致時(shí)，應及時(shí)驗證，核實(shí)后在登記表“備注”欄標注“有誤”，并在書(shū)面總結中說(shuō)明具體情況。
新生檔案材料主要有10項內容： ①高中學(xué)籍登記表； ②高考考生報名登記表；③高考考生體檢表； ④高考志愿表；⑤考生思想品德考核表；⑥考生誠信考試承諾書(shū)；⑦高考成績(jì)單；⑧外語(yǔ)口試登記表；⑨入團（黨）志愿書(shū)；⑩獎勵處分材料。
三、要求
（一）二級學(xué)院領(lǐng)導要高度重視，嚴密組織。單位主管領(lǐng)導和新生輔導員全面承擔本單位、本班級新生檔案的核對與移交工作的安全保密責任。做好安全防范工作，保護學(xué)生隱私及個(gè)人信息，不得隨意拷貝復制數據，不得隨意更換、涂改、銷(xiāo)毀學(xué)生檔案材料，嚴防檔案材料丟失和假材料裝入。
（二）輔導員可以在群共享中下載《2014級新生檔案材料核對移交登記表》。核對學(xué)生檔案中照片、考生號、身份證號等相關(guān)信息；填寫(xiě)核對移交登記表；在檔案袋相應位置填寫(xiě)學(xué)生姓名、性別及學(xué)號，右上角編號處標注班級和序號（例：工管1401-01），以教務(wù)處統一發(fā)放的學(xué)號順序和本班實(shí)際報到人數為準，從小到大排序，以班級為單位捆扎檔案袋，并附上核對移交登記表。
（三）輔導員應依照《2014級新生檔案材料核對移交登記表》10項新生檔案材料內容與實(shí)體檔案逐項核對。表格以班為單位，各班學(xué)生不論是否有檔案，都按學(xué)號從小到大的順序排列，最終序號要與各班實(shí)際在校學(xué)生人數相符。1份材料為1件，比如高考志愿表有3份，登記表對應的“考生志愿表”欄目就應填寫(xiě)3，表示高考志愿表有3件。缺少材料的，對應欄目空缺。10項內容全部空缺的應在備注欄填寫(xiě)“無(wú)檔案”。
（四）對未交或者缺、漏檔案材料的，應及時(shí)通知學(xué)生本人，由學(xué)生本人到原高中或生源地招辦尋找或補齊原始檔案材料，并在下學(xué)期開(kāi)學(xué)后10天內，到檔案室補交。
（五）畢業(yè)證書(shū)、各種獲獎證書(shū)原件及復印件、團員證、高考試卷、戶(hù)籍卡、組織介紹信、思想匯報等材料不屬于歸檔范圍。應由本人或黨組織保管（歸入黨群檔案）。
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2014級新生檔案材料核對表 |
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2014級新生檔案移交時(shí)間安排表 |
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