關(guān)于做好2017屆畢業(yè)生檔案材料歸檔轉遞工作的通知
分享至：
發(fā)布時(shí)間：2017-06-14
作者：admin
瀏覽：0
分享至：
各二級學(xué)院及相關(guān)部門(mén)：
?? 為做好2017屆畢業(yè)生檔案材料整理歸檔工作，確保學(xué)生檔案的安全轉遞，避免發(fā)生畢業(yè)生檔案材料漏裝、誤裝、投遞錯誤、退回或檔案丟失等問(wèn)題，根據國家有關(guān)檔案管理規定，結合我院實(shí)際，現將有關(guān)事項通知如下：
??? 一、畢業(yè)生檔案材料收集工作由二級學(xué)院負責，畢業(yè)生輔導員具體落實(shí)。檔案材料整理、歸檔要嚴格執行國家有關(guān)檔案管理規定，未經(jīng)主管部門(mén)同意，不得擅自抽取畢業(yè)生檔案材料或添加無(wú)關(guān)材料。
??? 二、學(xué)生檔案屬機密材料，要求各學(xué)院及相關(guān)部門(mén)嚴格管理，注意保護學(xué)生個(gè)人信息，不得向外泄露畢業(yè)生檔案內容。除檔案整理人員外，學(xué)生本人及其他無(wú)關(guān)人員不得擅自翻閱畢業(yè)生檔案，不允許學(xué)生本人攜帶檔案。
??? 三、各畢業(yè)班輔導員應在檔案材料收集齊全后，在檔案室的指導下進(jìn)行整理、核對、移交、封袋。
??? 四、檔案室按照就業(yè)辦提供的畢業(yè)生檔案郵寄地址、郵政編碼及收件人電話(huà)，在畢業(yè)生離校后兩周內，通過(guò)EMS快遞方式集中寄發(fā)畢業(yè)生檔案。寄發(fā)后在學(xué)院檔案室網(wǎng)站上公布畢業(yè)生檔案郵寄基本信息（如：交寄日期、檔案郵寄地址及EMS郵件號）。
??? 五、各畢業(yè)班輔導員下載打印《2017屆畢業(yè)生檔案材料歸檔移交登記表》電子模板，并依照《2017屆畢業(yè)生檔案歸檔移交登記表》學(xué)號順序分類(lèi)排列各班級學(xué)生檔案材料。6月26日至6月30日與檔案室共同核對本班級畢業(yè)生人數及檔案數量，并將畢業(yè)生大學(xué)階段形成的材料與高中階段檔案合并裝入新檔案袋。
??? 六、各畢業(yè)班輔導員在6月23日前，將畢業(yè)生在大學(xué)時(shí)期形成的檔案材料收集齊全。主要材料有：(1)西安科技大學(xué)高新學(xué)院學(xué)生成績(jì)總表(一式兩份)；(2)高等學(xué)校畢業(yè)生登記表(一式兩份)；(3)畢業(yè)生健康體檢表； (4)畢業(yè)生鑒定表；（5）學(xué)年鑒定手冊；(6)學(xué)生獎懲材料。上述材料在填寫(xiě)時(shí)應用不褪色的黑色、藍黑色材料，字跡要工整，杜絕涂改。所填信息必須真實(shí)、可靠、完整，凡要求蓋章處必須加蓋印章。按學(xué)號由小到大次序排列，留級生排在最后。一式兩份的材料，一份放入學(xué)生個(gè)人檔案，另一份交檔案室存檔。
??? 七、6月26日至6月30日，各畢業(yè)班輔導員帶8名非畢業(yè)班學(xué)生(最好是黨員或學(xué)生骨干)，依照《2017屆畢業(yè)生檔案整理轉遞日程安排表》時(shí)間要求到檔案室整理、核對、移交本畢業(yè)班學(xué)生檔案。因畢業(yè)生檔案整理時(shí)間緊、任務(wù)重，各項準備工作只能提前，不得推后。
??? 八、按照相關(guān)規定，事業(yè)單位、國有企業(yè)單位、縣團級以上單位才能接收檔案，非公有制企業(yè)不能接收檔案，只能由當地人才交流中心或人事代理機構接收。填寫(xiě)收件人地址時(shí)，在非直轄市的，須按省、市、縣、街道、門(mén)牌號碼(樓號、單元號、樓層、房號)的順序填寫(xiě)。不得只填寫(xiě)收件人所在單位而省略具體地址。收件人地址在直轄市的 “省”欄可省略，其他遵從上述要求填寫(xiě)。收件人聯(lián)系電話(huà)非常重要，要準確地標注在EMS快遞交寄單上，便于檔案投遞迅速、準確、安全。
??? 九、檔案室網(wǎng)站公布畢業(yè)生檔案郵寄基本信息后，畢業(yè)生可登錄http://www.ems.com.cn或撥打全國統一客戶(hù)服務(wù)電話(huà)11183查詢(xún)EMS快遞郵件的詳細信息。通過(guò)郵件跟蹤與查詢(xún)服務(wù),可以實(shí)時(shí)了解郵件的全程信息。畢業(yè)生還可以依照《三方協(xié)議》和《報到證》填寫(xiě)的地址，到檔案接收機構查詢(xún)，確認檔案是否到達。如接收單位未收到檔案，畢業(yè)生可與學(xué)院檔案室聯(lián)系進(jìn)一步查詢(xún)檔案去向。特別提醒：EMS快遞郵件自交寄之日起一年內辦理查詢(xún)，逾期不再辦理。
?
?? 為做好2017屆畢業(yè)生檔案材料整理歸檔工作，確保學(xué)生檔案的安全轉遞，避免發(fā)生畢業(yè)生檔案材料漏裝、誤裝、投遞錯誤、退回或檔案丟失等問(wèn)題，根據國家有關(guān)檔案管理規定，結合我院實(shí)際，現將有關(guān)事項通知如下：
??? 一、畢業(yè)生檔案材料收集工作由二級學(xué)院負責，畢業(yè)生輔導員具體落實(shí)。檔案材料整理、歸檔要嚴格執行國家有關(guān)檔案管理規定，未經(jīng)主管部門(mén)同意，不得擅自抽取畢業(yè)生檔案材料或添加無(wú)關(guān)材料。
??? 二、學(xué)生檔案屬機密材料，要求各學(xué)院及相關(guān)部門(mén)嚴格管理，注意保護學(xué)生個(gè)人信息，不得向外泄露畢業(yè)生檔案內容。除檔案整理人員外，學(xué)生本人及其他無(wú)關(guān)人員不得擅自翻閱畢業(yè)生檔案，不允許學(xué)生本人攜帶檔案。
??? 三、各畢業(yè)班輔導員應在檔案材料收集齊全后，在檔案室的指導下進(jìn)行整理、核對、移交、封袋。
??? 四、檔案室按照就業(yè)辦提供的畢業(yè)生檔案郵寄地址、郵政編碼及收件人電話(huà)，在畢業(yè)生離校后兩周內，通過(guò)EMS快遞方式集中寄發(fā)畢業(yè)生檔案。寄發(fā)后在學(xué)院檔案室網(wǎng)站上公布畢業(yè)生檔案郵寄基本信息（如：交寄日期、檔案郵寄地址及EMS郵件號）。
??? 五、各畢業(yè)班輔導員下載打印《2017屆畢業(yè)生檔案材料歸檔移交登記表》電子模板，并依照《2017屆畢業(yè)生檔案歸檔移交登記表》學(xué)號順序分類(lèi)排列各班級學(xué)生檔案材料。6月26日至6月30日與檔案室共同核對本班級畢業(yè)生人數及檔案數量，并將畢業(yè)生大學(xué)階段形成的材料與高中階段檔案合并裝入新檔案袋。
??? 六、各畢業(yè)班輔導員在6月23日前，將畢業(yè)生在大學(xué)時(shí)期形成的檔案材料收集齊全。主要材料有：(1)西安科技大學(xué)高新學(xué)院學(xué)生成績(jì)總表(一式兩份)；(2)高等學(xué)校畢業(yè)生登記表(一式兩份)；(3)畢業(yè)生健康體檢表； (4)畢業(yè)生鑒定表；（5）學(xué)年鑒定手冊；(6)學(xué)生獎懲材料。上述材料在填寫(xiě)時(shí)應用不褪色的黑色、藍黑色材料，字跡要工整，杜絕涂改。所填信息必須真實(shí)、可靠、完整，凡要求蓋章處必須加蓋印章。按學(xué)號由小到大次序排列，留級生排在最后。一式兩份的材料，一份放入學(xué)生個(gè)人檔案，另一份交檔案室存檔。
??? 七、6月26日至6月30日，各畢業(yè)班輔導員帶8名非畢業(yè)班學(xué)生(最好是黨員或學(xué)生骨干)，依照《2017屆畢業(yè)生檔案整理轉遞日程安排表》時(shí)間要求到檔案室整理、核對、移交本畢業(yè)班學(xué)生檔案。因畢業(yè)生檔案整理時(shí)間緊、任務(wù)重，各項準備工作只能提前，不得推后。
??? 八、按照相關(guān)規定，事業(yè)單位、國有企業(yè)單位、縣團級以上單位才能接收檔案，非公有制企業(yè)不能接收檔案，只能由當地人才交流中心或人事代理機構接收。填寫(xiě)收件人地址時(shí)，在非直轄市的，須按省、市、縣、街道、門(mén)牌號碼(樓號、單元號、樓層、房號)的順序填寫(xiě)。不得只填寫(xiě)收件人所在單位而省略具體地址。收件人地址在直轄市的 “省”欄可省略，其他遵從上述要求填寫(xiě)。收件人聯(lián)系電話(huà)非常重要，要準確地標注在EMS快遞交寄單上，便于檔案投遞迅速、準確、安全。
??? 九、檔案室網(wǎng)站公布畢業(yè)生檔案郵寄基本信息后，畢業(yè)生可登錄http://www.ems.com.cn或撥打全國統一客戶(hù)服務(wù)電話(huà)11183查詢(xún)EMS快遞郵件的詳細信息。通過(guò)郵件跟蹤與查詢(xún)服務(wù),可以實(shí)時(shí)了解郵件的全程信息。畢業(yè)生還可以依照《三方協(xié)議》和《報到證》填寫(xiě)的地址，到檔案接收機構查詢(xún)，確認檔案是否到達。如接收單位未收到檔案，畢業(yè)生可與學(xué)院檔案室聯(lián)系進(jìn)一步查詢(xún)檔案去向。特別提醒：EMS快遞郵件自交寄之日起一年內辦理查詢(xún)，逾期不再辦理。
?
