各部門(mén)、二級學(xué)院:

? ? ? ? 為貫徹落實(shí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》，促進(jìn)學(xué)院各類(lèi)檔案的收集、整理和移交工作，完成2019年度各類(lèi)檔案立卷歸檔任務(wù)，學(xué)院決定集中組織一次全面、徹底的文件材料清理歸檔活，著(zhù)力杜絕文件資料私自留存、歸檔不全、隨意銷(xiāo)毀等問(wèn)題。現將有關(guān)事項通知如下:?

一、立卷歸檔內容

? ? ? ? 重點(diǎn)對2019年1月1日至2019年12月31日形成的以下幾個(gè)方面文件材料進(jìn)行立卷歸檔。

(一)紙質(zhì)文件材料:①學(xué)院制發(fā)或承辦的命令、指示、通知等各類(lèi)公文;②工作簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄、值班記錄、計劃方案、統計報表、合同協(xié)議等文件材料;③學(xué)院主要領(lǐng)導講話(huà)稿、重要手稿、工作筆記、工作往來(lái)書(shū)信、講課稿等工作檔案材料;④重大活動(dòng)、重要會(huì )議、重點(diǎn)工程籌劃實(shí)施過(guò)程中形成的文件材料。

(二)相關(guān)電子文件:①公文的電子版;②數碼照片、音頻、視頻等數字聲像信息;③應納入歸檔渠道的各類(lèi)業(yè)務(wù)信息數據。

(三)其他載體形式資料:有保存價(jià)值的標識、牌匾、錦旗、印章印模等實(shí)物。

二、時(shí)間步驟方法

第一階段（9月1日?—9月4日）:學(xué)習準備階段

1.召開(kāi)學(xué)院檔案工作會(huì )議，各部門(mén)兼職檔案員參加，安排學(xué)院2019年檔案收集工作。

2.各單位組織人員學(xué)習《歸檔文件整理程序及要求》、《各單位文件材料歸檔范圍和保管期限參考表》及學(xué)院檔案工作會(huì )議有關(guān)文件，明確歸檔任務(wù)，理清工作思路，制定工作措施。

第二階段(9月7日—9月11日):文件材料收集整理階段

1.各單位依照學(xué)院《各單位文件材料歸檔范圍和保管期限參考表》（院發(fā)〔2010〕18號）,集中組織人員逐人逐項全面開(kāi)展清理。2010年后成立的單位可根據本單位職責、任務(wù)和2019年度部門(mén)工作情況進(jìn)行清理收集。重點(diǎn)清理本單位形成的文件以及和教育廳、西安市、長(cháng)安區及西安科技大學(xué)等單位針對我院的有保存價(jià)值的文件材料。上級普發(fā)性、非本單位形成的文件材料只作為外來(lái)文件資料登記造冊。

2.兼職檔案員要準確區分文件材料的保管期限，依照《歸檔文件整理程序及要求》進(jìn)行分類(lèi)、組卷、排列。

第三階段(9月14日—9月18日):著(zhù)錄打印階段

1.各單位主管領(lǐng)導和檔案室對兼職檔案員整理完畢的文件材料進(jìn)行檢查，主要檢查四項內容：一是應歸檔的文件是否齊全、完整、準確，有無(wú)重復、無(wú)保存價(jià)值的文件混入，有無(wú)缺少蓋章、簽字、落款時(shí)間等情況；二是組卷分類(lèi)是否清晰、準確；三是卷內文件排列是否按時(shí)間順序排列；四是歸檔文件制作是否符合檔案保護要求。

2.著(zhù)錄并打印歸檔文件目錄。按照《歸檔文件整理程序及要求》和《永久歸檔文件目錄》和《定期歸檔文件目錄》及《照片檔案目錄》三種Excel格式模板，對歸檔文件材料進(jìn)行著(zhù)錄。主要項目有件號、責任者、日期、文件編號、題名、頁(yè)數、備注等。填寫(xiě)并打印《永久歸檔文件目錄》、《定期歸檔文件目錄》、《照片檔案目錄》，目錄打印數量一式兩份共6本，單獨裝訂成冊。

第四階段（9月21日—9月30日）檢查驗收階段

1.檔案室檢查接收各單位歸檔文件材料。交接雙方依據《永久歸檔文件目錄》和《定期歸檔文件目錄》及《照片檔案目錄》對照實(shí)體檔案案卷，逐卷逐件認真核對，做到帳物相符，若發(fā)現問(wèn)題應及時(shí)處理。

2.交接雙方清點(diǎn)無(wú)誤后，移交人、接收人要在《西安科技大學(xué)高新學(xué)院檔案交接登記表》上簽名，移交單位和接收單位加蓋公章。手續完備的移交目錄一式兩份，交接雙方各執一份存查。?

3.檢查驗收時(shí)間安排：9月21日至9月24日集中檢查驗收董組辦、院辦、發(fā)展規劃處、人事處、教師發(fā)展中心、保衛處、衛生所、圖書(shū)館、工會(huì )、黨務(wù)、團委、宣傳與品牌辦、思政部等13個(gè)單位的文件材料；9月25日至9月29日集中檢查驗收教務(wù)處、招辦、就業(yè)辦、學(xué)生處、公共基礎部、體育部、實(shí)驗實(shí)訓中心、經(jīng)濟與管理學(xué)院、城市建設學(xué)院、國際教育學(xué)院、新傳媒與藝術(shù)設計學(xué)院、信息與科技工程學(xué)院等12個(gè)單位的文件材料。9月30日集中檢查驗收財資處、后勤基建處、科信辦(信息化)、出版社等4個(gè)單位的文件材料。

三、有關(guān)要求

（一）高度重視。各單位、各部門(mén)要秉著(zhù)對學(xué)院建設高度負責的態(tài)度高度重視起來(lái),把文件材料立卷歸檔工作作為依法治校的實(shí)際步驟,指定專(zhuān)人分工負責,依照《各單位文件材料歸檔范圍和保管期限參考表》,積極組織開(kāi)展清理歸檔工作。

（二）認真準備。各單位、各部門(mén)要按《西安科技大學(xué)高新學(xué)院檔案管理實(shí)施細則》和《歸檔文件材料整理程序及要求》，認真做好2019年度文件材料（含往年未按時(shí)歸檔的材料）的收集、整理和歸檔準備工作。各單位將本單位完成的事項、形成的文件材料一件不漏地清理完畢，檔案室按《高等學(xué)校各類(lèi)檔案工作規范》要求，接收各部門(mén)的歸檔資料。各單位務(wù)必做到收集齊全、整理規范、移交及時(shí)，移交手續完善。

（三）完善機制。各單位要堅持一手抓清理歸檔,一手抓建章立制,健全完善文件形成、流轉、歸檔長(cháng)效機制,強化文件全流程管理,提高規范化建設水平。

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?西安科技大學(xué)高新學(xué)院檔案室

二〇二〇年八月二十六日